چگونه می توان در یک سازمان غیر چابک، چابک بود؟ (بخش اول)
ارائه پروژه های چابک در چارچوب پروژه های ساختاری، مدیریت فرآیند و کیفیت
مهمترین عامل موفقیت در پذیرش چابک (و گسترش)، همسویی با فرهنگ، استانداردها و محدودیت های سازمان است. حتی اثربخش ترین کار پروژهی چابک، در صورت عدم سازگاری با استانداردهای مدیریت، توافقات، اجرایی و گزارشات ایجاد شده توسط سازمان، نمی تواند از حمایت اجرایی برخوردار باشد. مگر اینکه در موقعیتی منحصر به فرد قرار گرفته باشید که بتوانید ساختار سازمانی را مطابق با انعطاف رویکرد های چابک تعدیل کنید. در این صورت بایستی تیم چابک به گونه ای کار کند که مطابق با استاندارد های سازمانی مذکور باشد. خوشبختانه این اهداف قابل دستیابی است، اگر چه ممکن است برخی، تفکر خلاقانه ای را به کار گیرند که کار را در زمره محدودیت های ویژه سازمانی شما جای بدهند.
این اولین مقاله از سری مقالاتی است که به شما استراتژی هایی برای هماهنگی کار چابک شما با ساختار سازمانی ارائه می دهد. در این مقاله، بر تحویل پروژه های چابک در چارچوب پروژه های موجود، مدیریت فرآیند و مدیریت کیفیت متمرکز شده ایم.
کلمه پروژه یک اصطلاح فوق العاده گسترده است که همه چیز را از برنامه ریزی رخداد، تا ارائه راه حل های نرم افزاری کوچک و بزرگ و یا تأسیس یک ساختمان جدید، پوشش می دهد. ماهیت انتزاعی این کلمه است که توانمندی
- چارچوب مدیریت پروژه، مانند PMBOK و PRINCE2
- چارچوب مدیریت فرآیند، مانند CMMI و ITIL و
- چارچوب مدیریت کیفیت
باید به قدری بالا باشد تا برای پروژه هایی با هر اندازه، در صنایع مختلف و فعالیت های سازمانی، قابل استفاده باشد. چارچوب های مذکور بر مشخص کردن حدود این حوزه گسترده، جهت دستیابی به اهداف مدیریتی مشخص (مانند زمان، مدیریت ریسک و بودجه) تمرکز دارند. اما مسلماً نمی توانند به نحو قابل توجهی بر روی این کار متمرکز باشند. همین کمبود موجب تناسب رویکرد های چابک با این ساختار است.
یکی از عوامل کلیدی موفقیت ارائه کار چابک در چارچوب های موجود، متمایز کردن اهداف استراتژیک از پروژه و فعالیت های عملیاتی درون آن است. اگر یک پروژهی نرم افزاری از پیش تعیین شده، جهت ارائه نتایج کسب و کار استراتژیک (مانند کاهش هزینه، افزایش بهره وری یا تولید درآمد) تعیین شود، جزئیات دقیق این که چگونه این نتایج به دست می آید، می تواند در اختیار تیم پروژه و مشتریان قرار گیرد. به هر حال اگر برخی پروژه های نرم افزاری، به وسیلهی جزئیات مشخصات وظیفهای و عملیاتی از پیش تعریف شده باشد، تیم پروژه به طور کلی به نتایج تکامل کار دست می یابد (و در نتیجه یک قابلیت محدود برای تیم ارائه دهندهی رویکرد چابک محسوب میشود).
بنابراین یکی از فاکتور های حیاتی در همسو سازی کار چابک با چارچوب های موجود، تعریف تحویل شدنی ها بر پایهی اهداف استراتژیک کسب و کار- و نه عملیات دقیق- است. برای مثال یک اداره اجرایی ممکن است محدودیت های زیر را برای یک پروژهی برنامه ریزی شده IT ایجاد کند:
- بایستی با بودجه تخصیص یافته 120 هزار دلار تحویل داده شود.
- بایستی تا پایان سه ماههی سوم تولید شده باشد.
- بایستی صرفه جویی های زیر را اعمال کند:
- زمان تکمیل فرم سفارش را تا 25% کاهش دهید.
- زمان پردازش سفارش را 20% کاهش دهید.
- مشتریان را از وضعیت سفارشات، از زمان سفارش تا تحویل، مطلع سازید.
- مشتریان را تشویق به سفارشات بعدی نمایید.
هیچکدام از این محدودیت ها سازمان شما را از تلاش برای رویکرد های چابک از قبیل کار مستقیم با مناطق کسب و کار (مانند مشتری) جهت تعیین جزئیات چگونگی دسترسی به اهداف، یا ارائه چندین نسخه کوچک نرم افزار وظیفه ای در طول یک بازه زمانی مشخص جهت دستیابی به اهداف، باز نمی دارد.
چالش بحرانی برای شما همسو کردن اهداف اصلی چارچوب های سازمان (مانند مدیریت بودجه، تولید درآمد، مدیریت ریسک، برنامه ریزی منابع، برآورده کردن تعهدات قرارداری، تطابق با الزامات قانونی، برآورده کردن تقاضا های سهامدارن) با مزایای اصلی است که در طی کار چابک و سپس تولید نتایج پروژه های چابک شما، که با این اهداف همسو است، به دست می آید.
برای تعیین نحوه متناسب شدن رویکرد های چابک با چارچوب های ایجاد شدهی سازمان شما، نیاز است سوالات زیر مطرح شود:
- چگونه اهداف و تحویل شدنی های هر پروژه تعریف می شود؟ آیا می توان اسناد مربوط به منشور پروژه و مرحله آغازین پروژه را به منظور نشان دادن نتایج استراتژیک به جای نتایج تاکتیکال دسته بندی کرد؟ آیا مسئول پروژه، از یک رویکرد شناسایی شده، اطلاع رسانی شده و دارای تأییدات جزئیات تحویل شدنی ها، به عنوان پیشرفت پروژه، حمایت می کند؟
- محرک های اصلی برای ضرب الاجل های (deadlines) تعیین شده پروژه چیست؟ آیا مدیریت پروژه نیاز به deadline ها، برای تعیین تاریخ اتمام برای بودجه بندی پروژه و تخصیص منابع، دارد؟ آیا نتایج خاص پروژه، بسته به تاریخ تحویل تعیین شده می باشد؟ آیا انعطافی برای تیم پروژه برای داشتن ورودی ها در دوره های زمانی وجود دارد، یا آن ها همواره دارای دستورالعمل بالا به پایین هستند؟
- به طور مشابه، آیا محرک های بودجه پروژه چیست؟ آیا دارای مقادیر ثابت تعریف شده در ابتدای پروژه است، یا اینکه می تواند بر اساس نیاز های مختلف، همزمان با پیشرفت پروژه تعدیل گردد؟ آیا ارتباطی میان تخصیص بودجه و ارزش تجاری کسب شده، رابطهای وجود دارد؟
پاسخ به این سوالات به شما کمک می کند که کار چابک خود را همسو با این محرک ها، سامان دهی کنید. برای مثال اگر چارچوب سازمان شما عمدتاً بر مبنای مدیریت بودجه و تولید درآمد باشد، می توانید مدعی شوید که رویکرد های چابک تیم را قادر ساخته تا به نتایج سطح بالای زودتر از برنامه و ایجاد فرصت برای کاهش بودجه تعیین شده دست یابد چرا که اهداف پروژه قبلاً به دست آمده اند.
به طور مشابه، اگر چارچوب سازمان شما عمدتاً بر مبنای مدیریت ریسک باشد، می توانید ادعا کنید که اکتشافات اولیه، محرک را آزموده و تولید خروجی های ملموس، ریسک مشکلات فنی و عدم تطابق با انتظارات مشتری را کاهش داده است.
هیچ مانعی برای متوقف کردن سازمان شما در استفاده از متد های چابک و رویکرد های تاکتیکال برای دستیابی به نتایج مربوط به ساختار و یا محدودیت های یک پروژه و چارچوب های مدیریت کیفیت و مدیریت فرآیند سازمان، وجود ندارد. نکته کلیدی، همسویی مزایای رویکرد های چابک با محرک های اصلی در این چارچوب ها است. در حالت ایده آل، هنگامی که شما چندین پروژهی موفق چابک را در کارنامه خود ثبت کرده اید، تصمیم گیرندگان، بیشتر تمایل به رسیدگی به میزان تطابق این چارچوب ها با کار چابک خواهند داشت.
ترجمه از: سالار مساوات
درباره نویسنده:
نام: Jamie Cooke
شرکت: Both Hemispheres, LLC
عنوان: مدیر عامل
بخش: مشاوره
علاقه اصلی: تحلیل کسب و کار چابک
سایر علاقه مندی ها:
مدیریت فرآیند های کسب و کار (BPM)
مدیریت تغییر سازمان
برتری عملیاتی
مدیریت تصمیم گیری کسب و کار (BDM)/ استراتژی قواعد کسب و کار (BR)
درباره من:
24 سال تجربه تحت عنوان یک تحلیل گر ارشد کسب و کار، مدیر پروژه و مشاور راه حل ها، در حال کار با بیش از 130 سازمان خصوصی و دولتی استرالیا، کانادا و ایالات متحده. برنده جایزه در نوشتن چندین کتا ب در زمینه متد های چابک از قبیل قدرت تحلیل کسب و کار چابک: 30 روش شگفت انگیز که یک تحلیل گر کسب و کار می تواند موجب ایجاد ارزش افزوده به تیم توسعه دهنده چابک شود. جزئیات در سایت زیر ارائه شده است:
شما همچنین ممکن است دوست داشته باشید
نوآوری در برنامه برتری عملیاتی (دستور العمل موفقیت)
جلب توجه مدیران اجرایی با تحلیل های بصری
