انتخاب BPMS

یکی از دغدغه های اصلی مدیران در سازمان های نوین انتخاب مناسب ابزارهای اطلاعاتی می باشد. آمار بکارگیری و حاکمیت ابزارهای اطلاعاتی نشان دهنده آن است که عدم انطباق ابزارهای انتخاب شده با نیازها و مسائل سازمانی در کوتاه مدت باعث به وجود آمدن مشکلات عدیده ای می گردد. بسیاری از سازمان ها بدون توجه به ساختار سازمانی، فرهنگ حاکم، الزامات ذی نفعان، نیازمندی کاربران، زیر ساخت مورد نیاز و … اقدام به خرید، اجاره یا توسعه ابزارهای اطلاعاتی می نمایند که اثربخشی لازم را برای آن ها به ارمغان نمی آورد. همچنین یکی از مهم ترین اهداف واحدهای فناوری اطلاعات در سازمان های سرآمد یکپارچه سازی سرمایه اطلاعاتی به شمار می رود که عدم تناسب ابزارها می تواند خود مانعی بزرگ در راستای دستیابی به این هدف قلمداد شود. سیستم های اطلاعاتی جزیره ای حتی در صورت کارآمدی در یک بخش از سازمان می تواند روند اطلاعاتی سازمان را به مخاطره اندازد. پس بدیهی است انتخاب راه کار جامع اطلاعاتی مهم تر از انتخاب موردی ابزارها به شمار می رود. برای پاسخ گویی به چنین نیازی موسسات و سازمان های جهانی در این زمینه تاسیس شده اند که با طبقه بندی و امتیازدهی بر مبنای معیارهای مشخص برای ابزارهای اطلاعاتی سازمان ها را یاری می رسانند. دستیابی به معیارهای امتیازدهی و انتخاب همواره برای سازمان هایی که در صدد تهیه ابزارهای می باشند ارزشمند می باشد. از موسسات معتبر در این زمینه می توان گارتنر را ذکر کرد که در ذیل 10 معیار امتیازدهی به BPMS را از دیدگاه آنان ارائه می نمائیم.

• پشتیبانی از اجرای فعالیت های انسانی / دستی
• محیط مدل سازی و شبیه سازی فرآیندها کسب و کار و قواعد آن
• وجود چارچوب، مدل، جریان، قوانین و خدمات از پیش ساخته شده
• پشتیبانی رابط کاربری (UI) و مدیریت محتوا
• پشتیبانی در هر مقطع کاری
• پشتیبانی از فعالیت های سیستمی و یکپارچه سازی
• وجود پیمایش فعالیت های کسب و کار (BAM)
• شبیه سازی اجرا، بهینه سازی و مدل سازی پیش بینی ها
• پشتیبانی از مدیریت قوانین و قواعد کسب و کار
• پشتیبانی از زیر ساخت اجرای چابک

اما انتخاب ابزارهای اطلاعاتی تنها از طریق امتیاز کسب شده از سوی آنان در طبقه بندی چنین سازمان هایی اقدامی مناسب نمی باشد و همواره سازمان ها علاوه بر آن به امتیاز دهی متناسب با نیازهای خود و بر اساس شواهد می پردازند. به همین جهت ارائه شاخص های کلان که سازمان ها بتوانند از بین آن ها قدرت انتخاب و وزن دهی را داشته باشند می تواند از اهمیت بالایی برخوردار باشد. در جدول ذیل طرح تفصیلی معیارهای بومی شده برای انتخاب BPMS ارائه شده است.