تحلیل فرآیندهای کسب و کار (BPA)

نخستین اقدام در ایجاد یا به­ روز­آوری فرآیند شناخت عمومی و مشترک از وضعیت موجود فرآیند و هم سو سازی آن با اهداف کسب و کار می ­باشد. تجزیه و تحلیل فرآیند کسب و کار (BPA) بررسی و ارزیابی عملیات اجرایی کسب و کار، فرایندهای انتها به انتها[1] و فعالیت های مربوط به آن فرآیندها است. در این تجزیه و تحلیل موضوعاتی مانند اهداف، نتایج، روش های تحریک، چگونگی انجام کار، نقش های اجرایی و نحوه نظارت بر بهره ­وری و ارزیابی کارایی فرآیند مورد بررسی قرار می گیرد.

تجزیه و تحلیل فرآیندهای کسب و کار تا چند سال اخیر تنها در واحدهای وظیفه ای فناوری اطلاعات به جهت شناسایی روال های اجرا و ایجاد، تست، استقرار و توسعه سیستم های اطلاعاتی انجام می شد اما امروزه جز وظایف اصلی کلیه مالکین فرآیند در سازمان به شمار می رود.

مزایای مهم تجزیه و تحلیل فرآیندهای کسب و کار را می توان شناسایی وضع موجود[2] فرآیند، ایجاد هم سویی بین اهداف و عملیات، تهیه مدل داده، شناسایی گلوگاه های کاری، دسته بندی فعالیت ها بر اساس ارزش ایجاد شده، استانداردسازی فعالیت ها، شناسایی منابع مورد نیاز اجرای فرآیند، تدوین گزارشات عملکردی فرآیندها و تلاش سیستماتیک در جهت رفع موانع می باشد. شناسایی سناریوهای فرآیندی به تغییر ساختار سازمانی و کاهش میزان تبادلات داده ای در واحدهای وظیفه ای کمک شایانی نموده و در تجزیه و تحلیل به آن پرداخته می شود. ایجاد توالی مناسب از فعالیت های شناسایی شده جریانی را ایجاد می نماید که مدل سازی فرآیند بر اساس آن تشکیل می گردد. تعریف دقیق و مناسب محدوده، نیازمندی ها، الزامات و قواعد کسب و کار به ارتقا کارایی فرآیندها، تسهیل در روند تصمیم گیری و کاهش تعارضات سازمانی می انجامد.

عوامل کلیدی موفقیت تجزیه و تحلیل عبارتند از حمایت رهبری ارشد، فرهنگ سازمانی، شاخص های عملکردی مناسب، مقایسه با فرآیندهای مشابه داخلی، الگوبرداری از به روش ها سطح صنعت و شناسایی و کنترل موثر فعل و انفعالات مشتریان فرآیند که بایستی به صورت موثر برای تقویت پروژه مورد بهره برداری قرار گیرد.

در تجزیه و تحلیل فرآیندهای کسب و کار از ابزارهایی مانند چارچوب طبقه بندی فرآیندها، نمودار جریان[3]، شاخص های کلیدی عملکرد، الگو برداری از به روش ها استفاده می شود. اطلاعات لازم برای تجزیه و تحلیل از راه های مختلفی مانند مصاحبه، تکمیل پرسش نامه و نظر سنجی از خبرگان فراهم می گردد.

تجزیه و تحلیل های فرآیندهای کسب و کار معمولا شامل کلیه فاکتورهای موثر در تعامل با محیط های پیرامون عملیات مانند محیط کلان (سیاسی، اقتصادی، اجتماعی، تکنولوژیکی، محیط زیستی و قانونی) محیط صنعت (قدرت چانه زنی مشتریان، قدرت چانه زنی تامین کنندگان و فشار رقبا)، زنجیره ارزش، منابع و قابلیت ها می باشد. عوامل موثر دیگری مانند استراتژی (در سطوح شرکت، کسب و کار و عملیات)، ارزش پیشنهادی (بخش بندی مشتریان، نیازمندی های مشتریان، سطح قیمتی)، مدل کسب و کار (بخش بندی مشتریان، ارتباط با مشتریان، کانال توزیع، فعالیت های اصلی، منابع اصلی، شرکای کلیدی، جریان درآمد، ساختار هزینه)، سرمایه های نامشهود (انسانی، سازمانی و اطلاعاتی) در تجزیه و تحلیل می تواند بررسی شوند.

خروجی انجام تجزیه و تحلیل فرآیندهای کسب و کار را شناسنامه فرآیند می نامیم. تنها در صورتی که کارها مرتبط با فرآیند طبق سند تدوین شده انجام پذیرد می توان ادعا نمود که فرآیندها در سازمان جاری می باشد. به دلیل تغییرات محیط پیرامونی و درونی، فرآیندها به صورت مستمر در حال تکامل می باشند پس بایستی این تحولات را در شناسنامه ها منعکس و به روز آوری نمود.

انجام تجزیه و تحلیل فرآیندها به غیر از شروع پروژه فرآیند محوری می تواند بعد از پایش ادواری شاخص ها عملکردی، بازبینی برنامه ریزی استراتژیک، انتشار عملکرد سازمانی، ورود تکنولوژی جدید، ایجاد کسب و کار جدید، ادغام / اکتساب فرآیند، تغییرات قانونی و … نیز اجرا گردد.

[1] End to End

[2] As Is

[3] Flow Chart