جلب توجه مدیران اجرایی با تحلیل های بصری

وقتی که مدل جاری کسب و کار خود را داشته باشید، با آن چکار می کنید؟ چگونه می توانید آن را با مالک فرآیند و اسپانسر اجرایی به اشتراک بگذارید و علاقه آنان را بر انگیزانید؟ تجربه من این است که مدیران اجرایی توجهشان به مدل هایی جلب می شود که دارای 30 تا 60 مرحله باشد. در این حالت آنان معمولا این جملات را به زبان می آورند: «وای… این فرآیند پیچیده است. آن قدر مراحل آن زیاد است که اجرای آن مدت زمان زیادی به طول می انجامد.» این در حالی است که آنان معمولا علاقه زیادی به بررسی جزئی تک تک مدل ها ندارند.

پس از مستند سازی فرآیند، تیم بهبود فرآیند (BPI)، تحلیل را آغاز می کند. آن ها به مشکلات و مسائل موجود در مدل می نگرند (اغلب، آنان را به 8 اتلاف دسته بندی می کنند). آن ها داده های کمی در رابطه با اندازه و بسامد مشکلات را جمع آوری، چرخه‎ی زمانی هر مرحله و میزان وقفه‎ی هر کدام از آن ها را محاسبه، داده های مشتریان را نیز گردآوری می کنند. این اطلاعات جزئیات مدل را بیان می نماید. اعمال کردن این داده ها بر روی مدل، در قالب آیکن ها، متون و نماد ها، نقشه وضعیت فعلی را به به یک نقشه بسیار با ارزش تبدیل می کند که من آن را نقشه تحلیل بصری می نامم که مدیران اجرایی ایده ها و چشم انداز هایشان را در رابطه با آن بازگو می کنند.

بیایید با هم چند مثال را بررسی کنیم. ابتدا یک نقشه‎ی تحلیل بصری بسیار ساده را بررسی می کنیم. این نقشه بر روی یک کاغذ بزرگ، با استفاده از تعدادی نقطه  قطعاتی از چوب ساخته شده است. رنگ های مختلف وضعیت های متفاوت را نشان می دهند. کارکنان شناسایی شده با رنگ سبز، مشکلات کیفیتی با رنگ نارنجی و نقاط ریسک با رنگ قرمز نشان داده شده اند. پس از اینکه تیم، نماد های مورد نیاز را بر روی نقشه طراحی کردند، سازندگان BPM از تیم BPI (بهبود) می خواهند تا آنچه که بر روی نقشه از قبیل خوشه های آیکون و توضیحات، نمایان است را تشریح کنند.

مهم نیست که شما نتوانید تمامی مراحل و موارد موجود در نقشه را بخوانید، شما فقط مفهوم را دریافت کنید. تیم مورد نظر و مدیران اجرایی قادر به خواندن این نقشه هستند.

در این جا یک نقشه دیگر با چندین آیکون کلیدی طراحی شده در دیاگرام فرآیند Visio موجود است.

در این جا بیضی های سبز رنگ، نوع اتلاف را نشان می دهند. و شش ضلعی های صورتی، داده های واقعی را ارائه می دهند. تیم ها داده های کمی را بر روی نقشه قرار داده اند که اطلاعات آن برای شناسایی گستره‎ی یک مشکل مرتبط با اهداف بهبود، مفید است. وقفه، اتلافیست که در چهار بیضی نشان داده شده و بنابراین یک چالش متداول به حساب می آید. بدیهیست در این جا تیم، جهت یافتن راه حلی، باید تمرکز خود را بر روی این مشکل بگذارد.

در زیر یک نقشه تحلیل بصری دیگر با استفاده از BPMN را مشاهده می کنید. علائم پایین صفحه نشان دهنده‎ی مراحل رنگ آمیزی شده بدون ارزش افزوده (زرد)، دارای ارزش افزوده (آبی) بوده و نقاط قرمز نمایش دهنده‏‎ی ریسک، مستطیل سبز نمایانگر کاهش ریسک و نقاط آبی (مالک فعالیت) و بنفش (تأیید کننده)، نشان دهنده‎ی نقش های مختلف می باشند.

نقشه های تحلیل بصری بسته به این که ایجاد کننده آن ها یک فرد یا یک تیم باشد، از یک دیگر مجزا خواهند شد. چنانچه توسط یک فرد باشد، شما اثر خوشه ای را نمی بینید، چرا که هر فرد فقط یکی از موارد اتلاف را مشخص می کند. هنگامی که یک تیم برچسب ها را اضافه می کند، اعضای مختلف تیم، اتلاف های مختلف را شناسایی کرده و ممکن است تعداد زیادی از یک نوع از آن در نقشه به چشم بیاید.

در این جا یک نقشه دیگر را مشاهد می کنید که دارای 9 آیتم رنگ آمیزی شده هستند که هر کدام از آن ها در نقشه مشخص است. باز هم جزئیات برای ما قابل خواندن نیست. مستند ساز، از بیضی های رنگی استفاده کرده است تا نشان دهد کجا مشکلات و فرصت ها رخ می دهد و شما می توانید «خوشه ها» را در مراحلی که بیش از یک بیضی وجود دارد مشاهده کنید.

حال چگونه همراه با مدیران اجرایی، از این نقشه تحلیل بصری استفاده کنیم. تیم هایی که من با آن ها کار می کنم، دارای چندین نقاط تماس مایلستون (معمولاً یک جلسه یک ساعته) با مالک فرآیند و اسپانسر های اجرایی، در طول مراحل BPI هستند. در اینجا آن ها با یک نقشه تحلیل بصری، به زمینه های مشکلات اصلی مربوط به اهداف بهبود فرآیند می پردازند. آن ها در رابطه با چگونگی تأثیر یک مشکل بر سایر زمینه ها بحث می کنند و اطلاعات کمی بیانگر میزان مشکل را تشریح می کنند. آن ها مشخص می کنند که چند ساعت بازنگری، برای اطلاعات از دست رفته انجام شده است و چگونه این اطلاعات از دست رفته منجر به بازنگری بر روی نقشه شده است. مدیران اجرایی به جای بررسی یک نمودار فرآیند 60 مرحله ای، می توانند چندین ناحیه حیاتی دیگر را که بهبود آن ها مهم هستند را بررسی نمایند. از مدیر اجرایی بپرسید که او چه فکر دارد. آن ها در مورد این که چگونگی حادث شدن این مشکلات و یا راه حل ها، چه ایده هایی دارند.

در این جا روش دیگری می تواند مفید باشد: از تحلیل بصری برای نشان دادن تغییرات برنامه ریزی شده در آینده استفاده کنید. آن ها را برای نشان داده بهبود هایی که جهت جایگزینی فرآیند فعلی استفاده می شوند، به کار ببرید. از حاشیه نویسی ها برای نشان دادن داده های اساسی و برآورد داده های پس از بهبود ها استفاده کنید. در زیر یک نقشه BPMN وجود دارد که در آن خط چین های قرمز نشان دهنده مراحل در حال تثبیت و همچنین آن هایی که در آینده اتوماسیون می شوند، می باشند.

تحلیل بصری روشی برای قرار دادن داده های تحلیلی، طبقه بندی مشکلات و اتلاف ها، ورودی های مشتری، زمان، ریسک ها و سایر عناصر موجود در فرآیند کنونی می باشد. این تصویر کل نگر به شناسایی الگو ها و همچنین نواحی تمرکز کمک می کند. یک روش فوق العاده برای درگیر کردن تیم و مدیران اجرایی است. من به شما توصیه می کنم که از آن استفاده نموده و سوالات و تکنیک های بصری خود را مطرح کنید.

ترجمه از سالار مساوات

درباره نویسنده:

خانم Shelley Sweet

شرکت: i4 Process

عناوین: عضو هیأت علمی BPMInstitute.org و رئیس دانشگاه

علاقه اصلی: مدیریت فرآیند های کسب و کار (BPM)

سایر علاقه‎مندی ها:

معماری کسب و کار (BA)

معماری سرویس گرا (SOA)

برتری عملیاتی

خانم Shelley Sweet عضو هیأت علمی BPMInstitute.org و رئیس i4 Process (ایده ها، مشارکت، پیاده سازی، تأثیر) در Palo Alto, California است. خانم Shelley با شرکت هایی کار می کند که نیاز به تغییر نحوه کار و استفاده از اطلاعات دارند. او روشی منحصر به فرد از مدل سازی فرآیند ها و تجزیه و تحلیل داده ها را ارائه می دهد که سبب بهبود عملیات و رشد و تعالی فرآیندی رهبران و کارکنان سازمان می شود. او به تازگی کتابی با نام «طرح بهبود فرآیند ها: یک راهنمای گام به گام ساده، ساختارمند و موفق برای ایجاد پروژه های بهبود فرآیند های کسب و کار» تألیف کرده است که در آمازون موجود است.